La première réaction que vous entendrez est "j'ai pas le temps". Autant vous y préparer.
Les décideurs ont un agenda chargé, sautent de meeting en meeting et sont contraints au multitasking.

Dans de nombreux cas, ils perdent la vision du terrain et ne travaillent plus directement avec leurs équipes.
Bien qu'ils aient de nombreuses idées et une excellente vision, ils doivent souvent déléguer aux cadres ou managers.

Les Design Sprint est la solution idéale pour que les dirigeants renouent avec leurs équipes et se retroussent les manches pour relever eux-mêmes les grands défis de leurs entreprises. Pour autant qu'ils y accordent le temps nécessaire.

Voici quelques conseils pour les convaincre de vous accorder ce temps:

  • Parlez du coût d'opportunité: pourquoi passer des mois de meeting pour rattraper les pots cassés a posteriori alors qu'ils auraient pu passer 3 jours avec ses équipes?
  • Citez des projets précédents sur lesquels vous avez perdu un temps précieux en allers-retours inutiles
  • Soulignez le fait que parmi les companies les plus innovantes et compétitives du moment (Google, Facebook, AirBnb, Uber, BBC...) le Design Sprint est devenu l'outil de choix pour trouver des réponses aux grandes questions.
  • Présentez ceci comme une expérience de change management. Essayer le temps de quelques jours de travailler autrement
  • Venez avec un bon Sprint Goal: si le problème de départ est suffisamment important, vous n'aurez pas de problème à rassembler votre équipe.

Le Design Sprint n'aurait pas pu exister sans le Design Thinking. Le Design Thinking est né aux abords de l'Université de Stanford au coeur de la Silicon Valley. Tom & David Kelley fondent la compagnie IDEO spécialisée dans la création de produits physiques. A l'instar des startups d'aujourd'hui, ils créent des équipes pluridisciplinaires (ethnologues, designs, spécialistes marketing...) afin de résoudre des problèmes ou de concevoir des produits innovants. Les 5 étapes du Design thinking sont:

  1. empathie, comprendre le contexte de l'utilisateur
  2. définir, quels sont les problèmes rencontrés
  3. imaginer, des solutions nouvelles
  4. prototyper, les solutions les plus intéressantes
  5. tester, auprès des utilisateurs et améliorer le produit grâce à leurs feedbacks

L'un des point sur lequel les entreprises buttent lorsqu'il s'agit d'intégrer le Design Thinking, c'est qu'il s'agit plus d'une philosophie qu'une véritable "méthode" prête à l'emploi. C'est précisément là la valeur du Design Sprint.

Le Design Sprint propose un cadre très précis, une timebox avec une succession d'exercices clairs et compréhensibles par tous. Chaque journée est rythmée et le travail progresse vite. A la fin du Sprint, les résultats sont visibles et des artefacts tels que prototypes ou vidéos des tests pourront être présentés à l'interne, comme aux partenaires externes.

Le Design Sprint reprend les principes du Design Thinking, mais se veut éminemment pragmatique.
Le Sprintmaster s'assurera que le temps soit bien utilisé et que le retour sur investissement de ces 5 jours soit maximal.

Non, et c'est justement l'une des grandes forces du Design Sprint et ce qui le rend passionnant.

Les origines du Design Sprint sont à rechercher dans le Design Thinking. Des companies telles qu'IDEO ont largement utilisé ce type d'approches pour concevoir des produits hardwares tels que les premières souris d'ordinateurs pour Apple, des baskets pour Nike ou du mobilier.

Les trois premiers jours du Sprint permettront de concevoir des produits innovants, de nouvelles expériences, du design de service ou même dans certains cas de repenser la manière de fonctionner d'une organisation toute entière. Les deux derniers jours pourront différer en fonction de la typologie du projet.

On pourra par exemple prototyper avec succès des espaces retail en utilisant des rendus 3D, présenter une nouvelle expérience clients au moyen d'une vidéo, ou créer une plaquette imprimée visant à présenter un futur produit. Dans de nombreux cas, un prototype cliquable simulant un site web permettra de donner le réalisme nécessaire au produit. Dans le cadre du Sprint, on comptera une journée de Prototypage. Dans le cas d'un objet hardware, on pourra prolonger quelque peu le temps pour réaliser le prototype, pour des simples raisons pratiques (impression 3D...)

Dans de nombreux cas un seul Design Sprint peut être suffisant, si il est organisé au tout début du projet.

Ce Design Sprint initial, permettra de:

  • Kickstarter un projet et de l'orienter dans la bonne direction
  • de tester la validité d'un concept ou d'hypothèses
  • d'obtenir le support de l'équipe
  • de convaincre des stakeholders importants dans le choix de la direction

Dans certains cas, le Design Sprint permettra d'identifier rapidement un futur échec du produit ou de l'idée.  Dans ce genre de cas, il est évidemment conseillé de stopper le développement du projet, ou d'organiser un second Sprint pour trouver des solutions aux problèmes rencontrés.

Réponse rapide: oui.
Mais il y a toujours moyen d'adapter le Sprint à vos besoins.

Pour un premier Design Sprint, nous recommandons toujours 5 jours car c'est l'assurance d'avoir un Sprint qui délivre le maximum de valeur.  Le Sprintbook, écrit par Jake Knapp, John Zeratsky et les équipes de Google Ventures a été écrit à la lumière de plus de 150 Sprints menés avec des companies diverses. Dans notre expérience (plus de 50 Sprints à ce jour) nous validons aussi le Sprint 5 jours comme le meilleur retour sur investissement (ROI).
Raccourcir le Sprint c'est prendre le risque manquer une étape importante, de "burner" l'équipe ou de s'arrêter avant d'avoir mené les tests utilisateurs qui sont pourtant la raison d'être de cette démarche.

Une équipe déjà habituée au Sprint, menée par un Sprintmaster expérimenté pourra réduire le Sprint à 4 jours, voir 3 si il s'agit d'un second Sprint dédié au même projet.

Nos Sprints 1 jour, sont des trainings théoriques (formation à la méthodologie).

Le lieu du Sprint est variable, nous nous déplaçons volontiers. L'important est de trouver l'endroit propice pour notre War room.

Souvent, nos Clients souhaiterons organiser le Design Sprint chez eux, dans la plupart des cas une simple salle de réunion peut suffire, pour autant qu'elle soit assez grande.

Parfois, certains de nos Clients souhaitent sortir de leur routine et un lieu extérieur à l'entreprise est préféré. Nous accueillons volontiers vos équipes au sein de notre coworking (Gotham à Lausanne, le plus grand coworking space de Suisse qui est situé à deux pas de la gare de Lausanne). Sur demande, nous pouvons aussi organiser des Sprints dans des lieux insolites ou exceptionnels.

Video de la War Room de Google Ventures à San Francisco.

Le Design Sprint peut aisément être comparé à une recette: le livre de Jake Knapp donne tous les étapes importantes, les ingrédients indispensables, des indications de temps pour chaque exercice etc... Comment se planter me direz vous?
Sauf que comme toute bonne recette elle doit être réalisée par un "cuisinier" expérimenté, car les enjeux sont toujours importants et le temps de tous les participent(e)s est extrêmement précieux.

En tant qu'entreprise spécialisée dans le Design Sprint qu'apportons-nous?

Un regard extérieur

Cette objectivité est primordiale, surtout lorsque l'enjeu d'un Sprint est important (c'est toujours le cas) et qu'il y a plusieurs courants de pensées au sein de l'équipe.

Une équipe externe osera aussi poser les questions "bêtes" ou qui fâchent et c'est généralement dans ces sujets, qui ne seraient en temps normal pas abordés que se cachent les véritables problèmes à résoudre. Plus l'enjeu du Sprint est "politique", plus il sera important d'inviter un Sprintmaster externe.

Une autorité

En tant que Sprintmasters, neutres, externes et objectifs, notre rôle est d'emmener toute l'équipe à bon port, de contrôler le temps (à l'aide de la célèbre horloge Time Timer) et de limiter les débats stériles. Joe le senior VP parle sans arrêt et empêche les autres membres de l'équipe d'intervenir? Cela n'arrivera pas lors d'un Design Sprint modéré par un Sprintmaster expérimenté.

Une expérience

Mener un Sprint est un exercice compliqué. 5 jours de workshop, un prototype à réaliser, des tests utilisateurs... Cela ne s'improvise pas.
Notre équipe a mené plus de soixante semaines de Sprint ces dernières années avec des entreprises importantes en Suisse et en Europe, sur des thématiques complexes.

Nous échangeons quotidiennement avec d'autres Sprintmasters experts du monde entier afin d'améliorer nos processus. Enfin, nous entrerons des rapports étroits avec Jake Knapp, le créateur du Design Sprint au sein de Google Ventures.

La "war room" c'est simplement la salle dans laquelle le Design Sprint va se dérouler. Toutes les informations utiles seront affichées au mur, (postits, personas, carte d'expérience, planches d'idées "solution sketches" ou moodboards...) et visible de toutes et tous. Le but est de créer un "cerveau commun" qui sera partagé par tous les membres de l'équipe. Cette technique n'est pas propre au Design Sprint. On la retrouve chez les créateurs de mode, les agences créatives ou au sein des bureaux d'aerchitectes

Le Design Sprint est un workshop de 5 jours créé par Jake Knapp et les spécialistes UX de Google Ventures. Pendant Design Sprint, nous échangeons des idées, esquissons des solutions qui, à la fin de la semaine, nous permettent de construire un prototype cliquable de votre futur produit et de le tester auprès d'utilisateurs réels.

Philosophiquement les concepts sont relativement proches: il s'agit de trouver des solutions créatives à un problème donné avec une limitation d'espace et de temps.

Dans les faits, les Hackathons sont devenus des événements grand public dont le but majeur n'est plus réellement de solutionner un problème, mais de networker. De nombreux grands groupes organisent désormais leur Hackathon avant tout dans un but promotionnel ou de Ressources humaines (découvrir des talents).

Le Design Sprint se compose d'une équipe de taille réduite (environ 7 personnes). On aura typiquement 4 personnes expertes du sujet et 3 externes découvrant les problématiques et apportant une vision nouvelle.

A la grande différence d'un Hackathon, le Sprint se fait dans un cadre privé et la confidentialité des information échangées est garantie. Cela permet d'aborder les vrais problèmes en profondeur. La thématique d'un Design Sprint ne sera jamais "Comment pouvons nous réinventer la Ville de demain?"  (vague, sans aucun but clair,)

Mais "Comment regagner les 1500 clients qui sont partis chez la concurrence au cours du dernier trimestre?".
Ces questions cruciales doivent être traitées impérativement par une équipe mêlant l'interne et externe et le Design Sprint sera l'outil idéal.

Les délivrables d'un Design Sprint sont multiples:

  • A la fin du jour 1, nous aurons une Experience Map ou Customer Journey  et selon les cas, un Persona de l'utilisateur principal
  • A la fin du jour 2 nous aurons esquissé plus d'une dizaine d'idées variées
  • A la fin du jour 3, nous aurons réalisé les maquette wireframes encore à l'état d'esquisses
  • A la fin du jour 4, nous aurons conçu le Prototype cliquable du nouveau produit
  • A la fin du jour 5, nous aurons les videos des tests utilisateurs, ainsi qu'un fichier Excel analysant la manière dont chaque partie du produit a performé pendant les tests

 

 

Le nombre de participants conseillé pour mener un Design Sprint est de sept personnes.
Avec plus, il est possible que les exercices prennent tous plus de temps que prévu et que le rythme rapide demandé par le Sprint ne puisse être tenu. Avec moins de participants, le rythme sera plus rapide, mais l'équipe risque de manquer de nouvelles idées.
Partons du principe que vous souhaitiez former une équipe de sept personnes. De nôtre côté nous serons deux (un Facilitateur / Designer et un Designer spécialisé dans le Prototypage) Il vous restera donc à proposer à cinq personnes de rejoindre l'équipe.

L'important est de former une équipe variée, formée de spécialistes de plusieurs domaines différents qui n'ont pas forcément l'habitude de travailler ensemble. Les équipes les plus intéressantes sont celles mêlant l'interne et l'externe. On peut imaginer qu'un partenaire, ou même un client puisse rejoindre l'équipe pour amener un regard extérieur et un feedback utilisateur.

Les membres de l'équipe pourront être:

- le / la CEO ou un Décideur important
- le / la Project Manager ou Product Owner
- un / une Business Analyst
- un / une Développeur ou responsable technique
- un / une responsable Marketing
- un / une Client(e)
- tout autre profil pouvant amener un éclairage intéressant ou des idées sur le projet

Certaines agences proposent une variante du Sprint durant 4 jours, qui est présentée comme le "Design Sprint 2.0".
Nous avons mené tous types de Sprints et au fil des années, avons beaucoup expérimenté. Quelle est donc notre position par rapport à ce qui est présenté comme une évolution du Sprint?

Le modèle que nous recommandons toujours à l'heure actuelle est le et bien le Design Sprint dans sa configuration traditionnelle en 5 jours, tel que décrit dans le livre de Jake Knapp et John Zeratsky et appliquée chez Google Ventures. Il faut dire qu'avant d'écrire le livre, les équipes de GV ont testé le processus lors de plus de 150 Sprints avant de trouver la bonne formule.

Il y a une raison pragmatique et commerciale à vouloir proposer des Sprints plus courts, en 4 jours. Il est toujours difficile de réunir les stakeholders importants plusieurs jours d'affilée (3 jours pour la partie workshop d'un Sprint classique), il est donc logique d'essayer de condenser cette phase sur deux journées. Pratiquement les jours 1 et 2 (Map et Sketch) sont rassemblés en un seul jour.

Cela implique un rythme rapide dès le départ du Sprint, moins de temps pour comprendre les problématiques et surtout un exercice de Mapping simplifié, voir inexistant. Le risque à ce stade, est de mal identifier la problématique. Afin de palier à ces manques, certains préféreront préparer une version basique de la Map au préalable, ou réaliser un workshop de "cadrage de problématique" en amont. Au final, un Design Sprint 4 jours bien préparé ressemble furieusement à un 5 jours, vous en conviendrez.

Dans certains cas, il ne sera pas possible de réunir les bonnes personnes 5 jours durant, ou le challenge ne demande pas un Design Sprint complet. C'est régulièrement le cas lorsque l'exercice est répété quelques jours ou semaines après un Design Sprint initial. Il reste tout à fait possible d'utiliser des exercices du issus du Design Sprint et de les combiner à bon escient afin de créer des Workshops sur-mesure de 1, 2 ou 3 jours. Dans ces cas-là nous éviterons d'appeler de tels ateliers des "Design Sprints", mais simplement des Workshops d'User Experience (UX).

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